Tratamiento Contable a las Licencias de Software
Contabilizaciòn de las Licencias
Una licencia es un derecho o permiso para utilizar algo que no es de nuestra propiedad, por tanto las licencias de software, se deben clasificar como un activo intangible puesto que se convierten en un “elemento” abstracto, inmaterial y no se adquiere el producto como tal, sino la autorización para utilizarlo, puesto que la propiedad intelectual pertenece a quien la creó. El plan único de cuentas para comerciantes colombiano, ofrece la cuenta 1635 para contabilizar las licencias.
Contabilizaciòn de la Licencia de un Software o Programa para Computador_
Respecto a los programas (software)
para computador, hay que aclarar que una cosa es comprar el programa y otra muy
distinta es comprar la licencia.
Si se compra la licencia del programa, como en el caso de Windows, lo que se compra es el derecho a utilizarlo, mas no el sistema operativo como tal, puesto que este sigue siendo propiedad de Microsoft, y se debe entender que lo que se adquiere es la licencia para su uso, lo que se compra es la autorización para poder utilizarle en un equipo determinado. Tanto es así, que a pesar de haber adquirido la licencia de Windows, queda prohibida la reproducción o autorización de cualquier copia del mismo, lo que quiere decir, que con el hecho de adquirir la licencia, no se esta adquiriendo el dominio jurídico del software (la propiedad intelectual), razón por la cual, no se puede vender una copia, ni modificar su contenido, etc.
Es claro que cuando se compra un software de Microsoft, por ejemplo, no se adquiere el derecho de seguir distribuyendo el mismo, de manipular su código fuente, ni siquiera de regalarlo, y para hacerlo, se requiere previa autorización del propietario del dominio, autorización que por lo general significa pagar por ella (eso se llama adquirir una licencia), y aun así, cualquier derecho que se adquiera o compre, será solo el de utilizarlo o distribuirlo.
Si se da al supuesto de haber comprado una licencia y se decide transferirla o cederla, una vez transferida, naturalmente que se pierde el derecho a su uso, pues eso era lo único que se poseía y que se ha transferido. Una vez hecha la transferencia de la licencia, no será legal seguir utilizando el software aunque se tenga instalado en un computador y se tena un CD con él, puesto que ya se ha cedido la autorización, la licencia.
En este orden de ideas, y quedando claro que lo que en realidad se compra es una licencia, las licencias de software para computadores que no suponen la venta del derecho total sobre el software (propiedad intelectual), se debe contabilizar como un intangible en la cuenta 1635 que corresponde a las licencias.
Ahora, que si lo que se compra es el software, y se transfiere el la propiedad intelectual del mismo, se debe contabilizar como un activo diferido, en la cuenta 171016, luego ir amortizando en la medida en que se vaya haciendo uso del software. Este caso se puede dar por ejemplo, cuando se adquiere un software a la medida de la empresa, que ha sido diseñado para sus necesidades específicas y sobre el cual, la empresa adquiriente tiene el dominio total: lo que le da derecho a modificarlo, cambiarlo, distribuirlo, donarlo, etc., pues ha comprado el software incluidos todos los derechos, y en consecuencia, la empresa que lo vendió no podrá seguirlo vendiendo, puesto que ya no tiene los derechos intelectuales sobre el, al haberlos vendido a su cliente. De modo pues, que sólo en estos casos, un software o programa para computador se debería contabilizar como activo diferido.
Se puede afirmar que un software se contabiliza en la cuenta 17, y una licencia se contabiliza en la cuenta 16, pero resulta que un software sin licencia no sirve de nada, no se puede utilizar, y si no se puede utilizar o disponer de él como la empresa le complazca, carece de todo valor, y no puede considerarse como un activo para la empresa, hasta tanto se adquieran todos los derechos, o al menos el derecho a su utilización, y bien se sabe, un derecho es algo intangible, por lo que se puede decir, que un software se contabiliza en la cuenta 17 cuando se ha adquirido también la licencia.
Esto lleva a concluir, que un software únicamente se puede contabilizar en un activo diferido, sólo, y solo si se ha comprado también los derechos intelectuales, pero si lo único que se compra es la licencia de utilización, se debe contabilizar como un intangible.
Si se compra la licencia del programa, como en el caso de Windows, lo que se compra es el derecho a utilizarlo, mas no el sistema operativo como tal, puesto que este sigue siendo propiedad de Microsoft, y se debe entender que lo que se adquiere es la licencia para su uso, lo que se compra es la autorización para poder utilizarle en un equipo determinado. Tanto es así, que a pesar de haber adquirido la licencia de Windows, queda prohibida la reproducción o autorización de cualquier copia del mismo, lo que quiere decir, que con el hecho de adquirir la licencia, no se esta adquiriendo el dominio jurídico del software (la propiedad intelectual), razón por la cual, no se puede vender una copia, ni modificar su contenido, etc.
Es claro que cuando se compra un software de Microsoft, por ejemplo, no se adquiere el derecho de seguir distribuyendo el mismo, de manipular su código fuente, ni siquiera de regalarlo, y para hacerlo, se requiere previa autorización del propietario del dominio, autorización que por lo general significa pagar por ella (eso se llama adquirir una licencia), y aun así, cualquier derecho que se adquiera o compre, será solo el de utilizarlo o distribuirlo.
Si se da al supuesto de haber comprado una licencia y se decide transferirla o cederla, una vez transferida, naturalmente que se pierde el derecho a su uso, pues eso era lo único que se poseía y que se ha transferido. Una vez hecha la transferencia de la licencia, no será legal seguir utilizando el software aunque se tenga instalado en un computador y se tena un CD con él, puesto que ya se ha cedido la autorización, la licencia.
En este orden de ideas, y quedando claro que lo que en realidad se compra es una licencia, las licencias de software para computadores que no suponen la venta del derecho total sobre el software (propiedad intelectual), se debe contabilizar como un intangible en la cuenta 1635 que corresponde a las licencias.
Ahora, que si lo que se compra es el software, y se transfiere el la propiedad intelectual del mismo, se debe contabilizar como un activo diferido, en la cuenta 171016, luego ir amortizando en la medida en que se vaya haciendo uso del software. Este caso se puede dar por ejemplo, cuando se adquiere un software a la medida de la empresa, que ha sido diseñado para sus necesidades específicas y sobre el cual, la empresa adquiriente tiene el dominio total: lo que le da derecho a modificarlo, cambiarlo, distribuirlo, donarlo, etc., pues ha comprado el software incluidos todos los derechos, y en consecuencia, la empresa que lo vendió no podrá seguirlo vendiendo, puesto que ya no tiene los derechos intelectuales sobre el, al haberlos vendido a su cliente. De modo pues, que sólo en estos casos, un software o programa para computador se debería contabilizar como activo diferido.
Se puede afirmar que un software se contabiliza en la cuenta 17, y una licencia se contabiliza en la cuenta 16, pero resulta que un software sin licencia no sirve de nada, no se puede utilizar, y si no se puede utilizar o disponer de él como la empresa le complazca, carece de todo valor, y no puede considerarse como un activo para la empresa, hasta tanto se adquieran todos los derechos, o al menos el derecho a su utilización, y bien se sabe, un derecho es algo intangible, por lo que se puede decir, que un software se contabiliza en la cuenta 17 cuando se ha adquirido también la licencia.
Esto lleva a concluir, que un software únicamente se puede contabilizar en un activo diferido, sólo, y solo si se ha comprado también los derechos intelectuales, pero si lo único que se compra es la licencia de utilización, se debe contabilizar como un intangible.
¿El computador y sus programas (software) se deben contabilizar como una sola unidad?
Por lo general, un computador se compra con el software mínimo necesario, y si se requiere un software adicional se debe adquirir por aparte, más si se trata de un software administrativo o contable.
Por otro lado, las licencias de utilización de software se suelen adquirir para varios computadores. Por ejemplo, una empresa que tiene 20 computadores comprara una licencia con derecho a utilización en los 20 computadores. Puede ser también, que se adquiera licencia para un solo equipo, pero por necesidades de la empresa, hoy se instala el software en el computador del gerente y mañana en el computador de la junta directiva, por lo que no se práctico asignar un software a un computador específico.
Esto nos permite afirmar que las licencias y los computadores deben ser independientes. Cuando se compra una licencia no se compra para un computador blanco o negro, se compra una licencia, y no se estipula para que tipo de computador es, ni para que número o marca. La empresa ya decidirá en cual de todos sus computadores lo instalará según sus necesidades.
Esto lleva a concluir que las licencias de software se deben registrar en cuentas independientes de las cuentas utilizadas para contabilizar los computadores. Un computador es indiscutiblemente un activo fijo (propiedad planta y equipo), y un licencia es un intangible, o si se adquiere el software completo será un diferido como ya se expuso.
Siendo así, el computador como activo que es, se deprecia según su naturaleza, y el software se amortiza según el uso que se le de, o tiempo de obsolescencia que se calcule.
Por otro lado, las licencias de utilización de software se suelen adquirir para varios computadores. Por ejemplo, una empresa que tiene 20 computadores comprara una licencia con derecho a utilización en los 20 computadores. Puede ser también, que se adquiera licencia para un solo equipo, pero por necesidades de la empresa, hoy se instala el software en el computador del gerente y mañana en el computador de la junta directiva, por lo que no se práctico asignar un software a un computador específico.
Esto nos permite afirmar que las licencias y los computadores deben ser independientes. Cuando se compra una licencia no se compra para un computador blanco o negro, se compra una licencia, y no se estipula para que tipo de computador es, ni para que número o marca. La empresa ya decidirá en cual de todos sus computadores lo instalará según sus necesidades.
Esto lleva a concluir que las licencias de software se deben registrar en cuentas independientes de las cuentas utilizadas para contabilizar los computadores. Un computador es indiscutiblemente un activo fijo (propiedad planta y equipo), y un licencia es un intangible, o si se adquiere el software completo será un diferido como ya se expuso.
Siendo así, el computador como activo que es, se deprecia según su naturaleza, y el software se amortiza según el uso que se le de, o tiempo de obsolescencia que se calcule.